ISO olé – das fwd:Update zum ISO20121 Konvoi

Die „Chance Nachhaltigkeit“ steht wie ein großes Fragezeichen vor vielen in der Branche. Alle sprechen darüber und immer mehr Unternehmen denken darüber nach, was sie ändern können, um nachhaltig(er) zu werden – möglichst, bevor es Kund*innen fordern. Mitarbeiter*innen, bestehende und vor allem zukünftige, beschäftigen sich ja ebenfalls damit! Nun stellt sich also die Frage: Was tun? Vielleicht eine Zertifizierung? Und ist die ISO20121 die einzig wahre Lösung? Jedenfalls ist es eine Option, sich ernsthaft mit Nachhaltigkeit und einem internen Managementsystem auseinanderzusetzen, indem eine ISO20121-Zertifizierung angestrebt wird. Erste Schritte auf diesem Weg machen einige fwd:-Mitglieder seit Ende 2022. In diesem News-Blog werden ihre Fortschritte, Hindernisse, Glücksmomente und Erfolge hin zu nachhaltigem Wirtschaften sicht- und lesbar gemacht. Wir wünschen inspirierendes Stöbern!

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Blog-Eintrag vom 25.01.2024
Nachhaltigkeitsmanager David Baldig im Interview mit Marko Roscher zum Audit-Prozess der ISO20121

Marko: George P. Johnson ist eine international agierende Agentur, bei der du als
Nachhaltigkeitsmanager EMEA tätig bist. Für euren Standort Deutschland habt ihr euch
entschieden die ISO 20121 zu realisieren. Warum habt ihr euch für diese Zertifizierung
entschieden?
David: Im Sommer 2019 haben wir unsere interne Kampagne GPJsustainable gestartet. Damals
haben wir viel darüber gesprochen, dass wir unser Wirtschaften nachhaltiger gestalten wollen
und müssen. Wir konnten auf bereits umgesetzte Maßnahmen wie die Einführung eines
Ethik-Kodexes oder die Zertifizierung nach ISO 14001 – Umweltmanagement aufbauen. Wir sind
auf Ökostrom umgestiegen, haben begonnen unseren Corporate Carbon Footprint zu
berechnen und Workshops zur Entwicklung von Maßnahmen auf Projektbasis umgesetzt. 2021
folgte die Zertifizierung als „Sustainable Company“ durch den fwd:
Wir sahen jedoch den Bedarf nach einem ganzheitlichen Ansatz, um sozial gerecht, ökologisch
verträglich und ökonomisch leistungsfähig zu wirtschaften. Wir wollten die vielen
Einzelmaßnahmen sinnvoll zusammenbringen und koordinieren. Dazu bedurfte es konkret
zuständigen Stellen und Prozessen, die eine langfristige und angemessene Handhabung der
Themen sicherstellen. Im November 2022 habe ich dann meine Stelle als Senior CSR Manager
EMEA angetreten. Einen Monat später wurde dann das Konvoi-Angebot von fwd: und
2bdifferent vorgestellt. Die ISO 20121 stand bereits als Potenzial auf unserer Mindmap, das
konkrete Angebot hat uns dann dazu veranlasst, dass wir innerhalb von 24 Stunden die
Entscheidung getroffen haben, teilzunehmen. Die ISO 20121 sollte uns genau die
Orientierungshilfe geben, das Thema CSR strukturell aufzubauen und in unserem
Managementsystem zu verankern.

Marko: Ihr habt den Level-1-Audit Ende 2023 erfolgreich abgeschlossen und seid nun in der
zweiten Phase der Zertifizierung. Kannst du den Audit-Prozess kurz beschreiben?
David: Die Zertifizierung des Managementsystems nach ISO 20121 besteht aus zwei Stufen. Dem
sog. Systemaudit (Stufe 1) und dem Funktionsaudit (Stufe 2). Im Systemaudit geht es um die
Prüfung unseres Managementsystems, den geltenden Policies, aufgesetzten Prozessen und
bereitgestellten Ressourcen. Dabei werden viele verschiedene Bereiche wie Risikomanagement,
Health & Safety, Umweltmanagement und Beschaffung beleuchtet. Wichtig dabei sind immer
die Aspekte der kontinuierlichen Verbesserung und der Dokumentation.
Hier ist erstmal viel Abstimmung und (virtuelle) Papierarbeit gefragt. Prozesse müssen
ausgearbeitet und verschriftlicht werden. Eine saubere Referenzierung der Norm, z.B. in Form
eines begleitenden Handbuchs, ist wichtig, damit eine konforme Umsetzung gewährleistet
werden kann. Wichtig ist, dass bis zum Systemaudit bereits alles eingeführt sein muss, das
Unternehmen also nach ISO 20121 arbeitet.
Hat man den Systemaudit erfolgreich absolviert, folgt der sog. Funktionsaudit. Hier geht es
darum, ob all diese Prozesse und Richtlinien auch in der Praxis umgesetzt und gelebt werden. Es
werden Stichproben aus Projektdokumentationen geprüft und auch ausgewählte Events durch
die Auditoren besucht. Hat man beide Audits bestanden, erreicht man die Zertifizierung.

Marko: Was war deiner Ansicht nach die größte Herausforderung in dem
Vorbereitungsprozess zur Auditierung?
David: Die für uns größte Herausforderung im vergangenen Jahr bestand darin, die Norm
überhaupt erst zu verstehen und die spezielle Schreibweise in Praxissprache zu übersetzen. Die
ISO 20121 gibt es zwar schon seit über 10 Jahren, allerdings wird sie erst jetzt so richtig
angenommen. Das bedeutet, dass es bisher kaum Erfahrungswerte oder Best Practices in der
Branche gab. Die Norm ist so flexibel, dass sie auf alle Unternehmens- und Eventgrößen
angewendet werden kann. Dies bringt aber auch Interpretationsspielraum und Unklarheiten mit
sich. Es hat lange gedauert, bis wir ein vollständiges Bild aller Anforderungen bis ins Detail
zeichnen konnten.

Uns hat es geholfen, dass sich mehrere Kolleg*innen mit der ISO 20121 beschäftigen wollten.
Eine Gruppe aus 15 Personen hat sich eigeninitiativ im Rahmen des GPJ Trainingsprogramms zu
„Beauftragten für Nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121“ ausbilden lassen – darunter
Teamleitungen und Teile der Geschäftsleitung. Weiterhin haben wir mit Sabrina Renker
mittlerweile eine ausgebildete Interne Auditorin im Haus. Der fachliche Austausch im Team war
enorm hilfreich, um verschiedene Sichtweisen einzubringen und die effizienteste Umsetzung der
Anforderungen zu finden.
Der offene Umgang und die Involvierung vieler Beteiligter hat dabei organisch zu einer hohen
Akzeptanz des gesamten Prozesses im Team geführt.

Marko: Jetzt seid ihr im Endspurt, wo es um die tatsächliche Umsetzung eures
Nachhaltigkeitsmanagements in den Projekten geht. Wie viele seid ihr bei GPJ Deutschland
und wie nehmt ihr euer eigenes Team bei diesem Unterfangen mit?
David: Im Stufe-2-Audit geht es, wie bereits erwähnt, um das aktive Leben und Umsetzen aller
Prozesse. Hier ist unser eigenes Team, bestehend aus 100 kreativen Köpfen, erfahrenen
Projektmanagern, Strateginnen und Fachplanern gefragt. Die Herausforderung besteht also
darin, das gesamte Team so zu befähigen, dass sie auch ohne detaillierte Normkenntnisse in
der Lage sind, Prozesse umzusetzen und Events nachhaltiger zu gestalten. Dazu benötigen wir
nicht nur effiziente Prozesse und Dokumente, sondern auch das Wohlwollen aller
Teammitglieder, das Thema als Anforderung in ihre Projektarbeit aufzunehmen.
Hier ist ein wohl überlegter Mix aus Trainings, effizienten Prozessen und sinnvoller
Dokumentation gefragt. Es gibt entsprechende Begleitdokumente, welche die Umsetzung
erleichtern und die Anforderungen der Norm in leicht verständlicher Sprache übersetzen –
begleitet von unbürokratischen Möglichkeiten, Rückfragen zu stellen und fachliche Begleitung
zu bekommen.

Marko: Hat euch die ISO 20121 das gebracht, was ihr von der Implementierung erwartet habt?
David: Wie viele andere im Konvoi hatten auch wir unsere Höhen und Tiefen. Rückblickend
betrachtet können wir deutlich feststellen, dass es sich am Ende zu einem großen Ganzen
zusammengefügt hat. Jedes Thema ist relevant für uns und trägt zu mehr Resilienz des
Unternehmens bei. Wir waren zudem positiv überrascht, wie viel wir bereits im Unternehmen
umgesetzt hatten, auf dem wir aufbauen konnten und was auf die ISO 20121 eingezahlt hat. So
haben auch viele andere Prozesse von der Norm profitiert, indem wir sie detaillierter und
ambitionierter betrachtet haben.
Marko: Zum Abschluss die Frage, welche Ratschläge ihr Unternehmen geben könnt, die an
der Norm interessiert sind, sich aber noch unsicher sind, ob es für sie das richtige Tool ist.
David: Grundsätzlich ist die ISO 20121 meines Wissens die einzige Norm, die das Thema in allen
Perspektiven und auf unsere Branche zugeschnitten betrachtet. Sie ist flexibel und universell
anwendbar, unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Art von Veranstaltungen, die
man umsetzt. Auch wenn man den Aufwand nicht unterschätzen sollte, so hilft sie dabei, das
Unternehmen verantwortungsvoller, resilienter und wettbewerbsfähiger zu gestalten. Wer es
ernst mit dem Thema Nachhaltigkeit meint, für diejenigen ist die ISO 20121 eine sehr gute
Hilfestellung.
Die Umsetzung und Zertifizierung bindet jedoch auch Arbeitskraft und verursacht Begleitkosten
– ein Aufwand, den vielleicht nicht alle Unternehmen stemmen können. Eine Möglichkeit diesen
Aufwand zu minimieren, bieten die von fwd: und IFES angebotenen Konvois. Außerdem kann ich
den Ratschlag geben, sich selbst keinen Druck zu machen. Beschäftigt euch mit der ISO 20121 in
eurem eigenen Tempo. Setzt die Aspekte um, die für euch sinnvoll und zumutbar sind. Hier
braucht man Durchhaltevermögen und Begeisterungsfähigkeit, also Identifiziert die
Mitarbeitenden, die Leidenschaft für das Thema haben und gebt ihnen die Chance, sich
einzubringen, wenn sie das möchten.

Auch wenn ihr euch im Verlauf gegen eine Zertifizierung entscheidet, schmälert das nicht den
Unterschied, den ihr mit euren Bemühungen und den umgesetzten Veränderungen macht. Die
ISO 20121 wird über kurz oder lang ein Kernelement in der Arbeit von Kunden, Agenturen und
Lieferanten werden. Auch ohne abschließende Zertifizierung können wir kollaborativ arbeiten
und zusammen unsere Branche nachhaltig transformieren.

fwd: und IFES starten einen dritten Konvoi zur ISO20121-Zertifizierung. Interessierte Mitglieder erhalten jetzt im fwd: memberspace Details dazu – Anmeldeschluss ist der 9. Februar 2024.

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Blog-Eintrag vom 11.01.2024
Nachhaltigkeit als Kern unserer Philosophie von VOSS+FISCHER

Für uns ist Nachhaltigkeit mehr als ein Trend – es ist ein Kernbestandteil unserer Unternehmensphilosophie und -praxis.

Dieses Engagement manifestiert sich in unserem Entschluss zur ISO 20121 Zertifizierung, einem globalen Standard für nachhaltiges Eventmanagement. Unsere Motivation dafür speist sich sowohl aus internen Überzeugungen als auch aus der Verantwortung und Notwendigkeit, auf externe Entwicklungen und Erwartungen mit zu reagieren.

Intern sind wir getrieben von dem Wunsch, einen echten Mehrwert zu schaffen – nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für Gesellschaft und Umwelt. Wir verstehen, dass jede Veranstaltung, die wir konzipieren und umsetzen, eine Gelegenheit ist, positive Veränderungen zu bewirken. Eine ganzheitliche Sinnhaftigkeit kann nur dann entstehen, wenn wir alle Aspekte der Nachhaltigkeit – sei es sozial, ökologisch oder ökonomisch – von Anfang an in das Gesamtprojekt integrieren.

Extern sehen wir eine wachsende Nachfrage nach transparenten und authentischen Nachhaltigkeitspraktiken. Der Markt ist überschwemmt von Nachhaltigkeitslabels und -standards, was oft zu Verwirrung führt. Die ISO 20121 Zertifizierung bietet uns die Möglichkeit, unsere Nachhaltigkeitsbemühungen auf eine Weise zu praktizieren, die klar, verständlich und vergleichbar ist.

Förderung von Diversität und Chancengleichheit

Ein wesentlicher Aspekt unserer Strategie ist die Förderung von Diversität und Chancengleichheit. Unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe stärken nicht nur unsere Kreativität, sondern auch unsere Fähigkeit zur Innovation. In diesem Sinne setzen wir uns für ein inklusives Arbeitsumfeld ein, das Vielfalt in allen Formen wertschätzt.

Herausforderungen und Chancen der Implementierung

Die Implementierung der ISO 20121 Norm stellt eine herausfordernde, jedoch lohnenswerte Aufgabe dar, die sich durch sämtliche Hierarchieebenen unseres Teams erstreckt – von der Geschäftsführung bis hin zum Auszubildenden. Unsere Priorität liegt auf strukturierter interner Kommunikation und klar definierter Aufgabenverteilung, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Wichtigkeit und Umsetzung von Nachhaltigkeitspraktiken versteht. In diesem Kontext konzentrieren wir uns auf die Entwicklung von Leitlinien, die vom ganzen Team im gesamten Unternehmen entwickelt und von den Mitarbeitenden angewendet werden.

Es ist jedoch ebenso entscheidend, dass wir nicht nur unsere internen Abläufe optimieren, sondern auch unsere Kunden von Anfang an in diesen Prozess einbeziehen, um ihnen ganzheitlich von den nachhaltigen Veränderungen profitieren zu lassen. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist, die Kundenperspektive zu transformieren, die aktuell noch stark von finanziellen Parametern geprägt ist. Durch ein umfassendes Verständnis für Nachhaltigkeit und gezielte Empfehlungen können wir unsere Kunden dazu befähigen, über bloße Kostenerwägungen hinaus zu denken und sie aktiv in die nachhaltigen Prozesse zu integrieren.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ergibt sich aus der Glaubwürdigkeit und Anerkennung, die unsere Nachhaltigkeitszertifizierung nach ISO 20121 mit sich bringt. Diese Auszeichnung öffnet neue Türen zu Märkten und Kundengruppen und festigt unsere Position als vertrauenswürdiger und verantwortungsbewusster Partner in der Branche.

Als einer der ersten Teilnehmer des ISO 20121 Nachhaltigkeitszertifizierungsprozesses bieten wir unseren Kunden verlässliche Belege für unser Engagement für nachhaltiges Handeln. Die Etablierung eines strukturierten, langfristigen Nachhaltigkeitsmanagements ist nicht nur ein Schritt hin zur Verwirklichung unserer Nachhaltigkeitsziele, sondern bildet auch die Basis für kontinuierliche Verbesserungen. Diese Herangehensweise sorgt für Transparenz und legt den Grundstein für eine nachhaltige und verantwortungsvolle Unternehmenskultur.

Es ist anzumerken, dass die Implementierung dieser Nachhaltigkeitsinitiative mit Investitionen und Aufwand verbunden ist. Diese anfänglichen Kosten sind jedoch als langfristige Investition zu sehen, die nicht nur ökologische und soziale Vorteile bietet, sondern auch entscheidend zur finanziellen Rentabilität beiträgt.

Mit Partnerschaft zum Erfolg

Die Zusammenarbeit mit 2bdifferent und dem fwd: Verband im Rahmen des Konvoi-Prozesses ist ein Schlüsselelement unseres Erfolges. Der Wissens- und Erfahrungsaustausch mit diesen Partnern ermöglichte es uns, unsere Methoden zu verfeinern und innovative Ansätze im Bereich des nachhaltigen Eventmanagements zu entwickeln. Diese Kooperation verstärkt nicht nur unseren Wettbewerbsvorteil, sondern wird auch unsere Marktposition nachhaltig gefestigt. Darüber hinaus entfaltet der Konvoi-Prozess eine weitreichende positive Wirkung in unserem Unternehmen. Er geht über die bloße Erfüllung der ISO-Standards hinaus und initiiert eine Dynamik, die weit mehr ist als Compliance.

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Blog-Eintrag vom 28.09.2023

Nachhaltigkeit im Unternehmen leben – Ein zukunftsorientiertes Konzept der b&b group

Immer mehr Unternehmen legen heutzutage Wert auf Nachhaltigkeit und eine umweltschonende Geschäftspraxis. Doch was bedeutet Nachhaltigkeit eigentlich im Unternehmen? Wie kann man ein nachhaltiges Konzept umsetzen? Und inwiefern spielt die ISO20121-Zertifizierung hier eine Rolle?

b&b – THE EXPERIENCE TECHNOLOGY GROUP

Wie gelingt der Wandel zum nachhaltigen Unternehmen?

Um ein nachhaltiges Konzept im Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist es maßgeblich, die folgenden Faktoren zu berücksichtigen:

• Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen in das Konzept
• Erzeugung eines gemeinsamen Verständnisses, was Nachhaltigkeit bedeutet
• Zielführende und transparente Kommunikation, intern und extern

Möglichkeiten der Umsetzung

Nachhaltigkeit im Unternehmen bedeutet auch einen verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen und Energie. Hier können schon kleine Maßnahmen im Büro für einen großen Effekt sorgen: Senkung des Papierverbrauchs, Umstieg auf Strom aus erneuerbaren Energien, Förderung von klimafreundlichem Verhalten. Auch die Wahl der Lieferanten und Rohstoffe sollte unter Nachhaltigkeitsaspekten erfolgen.

Ein weiteres wichtiges Thema in Sachen Nachhaltigkeit im Unternehmen ist die soziale Verantwortung gegenüber den Mitarbeiter*innen und der Gesellschaft. Dazu gehört zum Beispiel eine faire und gerechte Bezahlung sowie die Förderung von Diversity. Auch ein besonderes Engagement im Bereich Corporate Social Responsibility (CSR) oder soziales Engagement kann dazu beitragen, das Unternehmen langfristig nachhaltiger und erfolgreicher zu machen.

Die Rolle der ISO20121-Zertifizierung im Nachhaltigkeitsprozess In der heutigen Zeit streben Unternehmen immer mehr danach, Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit als Kernwerte zu integrieren. Die ISO20121-Zertifizierung ist eine Möglichkeit für Unternehmen, ihr Engagement in diesem Bereich zu demonstrieren. Der international anerkannte Standard fördert die Nachhaltigkeit in der Eventbranche. Er definiert Anforderungen an ein Nachhaltigkeitsmanagementsystem und hilft dabei, die ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Auswirkungen von Events zu minimieren. Das Ziel ist, Events nachhaltiger zu gestalten und dabei eine hohe Qualität und Profitabilität zu erreichen.

Wir glauben an die positiven Effekte der ISO20121, da diese mehr ist als nur ein Regelwerk – sie ist ein Handlungsaufruf zu Verantwortung und Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche. Deshalb kann sie auch eine wichtige Rolle bei der Erkennung von „Lippenbekenntnissen“ und der Bekämpfung von „schwarzen Schafen“ in der Eventbranche spielen. Unter anderem durch die jährlichen Überprüfungen werden Unternehmen aufgefordert, sich aktiv und ernsthaft für die Nachhaltigkeit einzusetzen und so einen echten Wandel in die richtige Richtung voranzutreiben und damit einen positiven Beitrag zur Gesellschaft und zur Umwelt zu leisten.

Dabei sollte man den Fokus darauf setzen, wie das Ziel einer nachhaltigen Veranstaltung erreicht werden kann. Das hilft dabei, die Prozesse zu verbessern, die Qualität der Veranstaltung zu steigern und die Zertifizierung zu erhalten. Weitere wichtige Schritte sind die Durchführung einer Stakeholder-Engagement-Analyse (Einbeziehen von allen beteiligten Interessengruppen in den Event-Planungsprozess) sowie die Implementierung eines Managementsystems.

Nicht nur durch die eigene Umsetzung der ISO20121 wollen wir eine Vorbildfunktion einnehmen, wir wollen zusätzlich andere Unternehmen unterstützen den richtigen Weg zu gehen. So haben wir uns entschlossen ein weiteres Angebot des fwd: in Kooperation mit GutCert anzunehmen. Ein Teil unseres Nachhaltigkeitsteams hat hierfür die Schulung zur „Beauftragten nach ISO 20121“ und zum/zur „Internen Auditor*in für die ISO 20121“ besucht.

Durch die intensive Beschäftigung mit dem Normtext erlangen wir bei b&b ein umfassendes Wissen und Verständnis darüber, welche Anforderungen dieser stellt. Wir suchen aktiv nach den vielen Verbindungen zwischen den einzelnen Normkapiteln und stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden, um ein effektives und effizientes Veranstaltungsmanagement zu gewährleisten.

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Blog-Eintrag vom 31.08.2023
Zentrale Überlegungen und Fragestellungen zur ISO 20121-Zertifizierung bei der music & light design GmbH

Im Vorfeld der Maßnahmen zur Nachhaltigkeitszertifizierung haben wir uns bei mld mit zahlreichen Aspekten auseinandergesetzt, die wir in den sieben folgenden Abschnitten jeweils kurz anreißen. Ein kleiner Einblick in unser Unternehmen und die Ausgangssituation sei diesen Themen- und Frageblöcken zum besseren Verständnis vorangestellt.

Unternehmen und Ausgangssituation:

Mit rund 50 festen Mitarbeitenden an unserem Standort in Leonberg bei Stuttgart ist die music & light design GmbH Dienstleister für professionelle Veranstaltungstechnik in den Bereichen Messe, Event und Live-Kommunikation. Wir statten verschiedenste Veranstaltungen mit Ton-, Licht-, Video- und Bühnentechnik aus und bieten als Fullservicedienstleister alles, was zum Thema Veranstaltungstechnik gehört – von der ersten Idee, über die Konzeption und Planung bis hin zur Realisierung. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Kunden maßgeschneiderte Veranstaltungs- und Technikkonzepte zu entwickeln, die Veranstaltungen zu echten Erlebnissen machen und die Zielgruppen begeistern.

Was bedeutet Nachhaltigkeit für uns?

Nachhaltigkeit ist für mld auf multidimensionaler Ebene ein zentraler Bestandteil unserer Überlegungen und des operativen, taktischen und strategischen Handelns. Die drei Säulen der Nachhaltigkeit sind für uns nicht nur ein theoretischer Rahmen, sondern zeigen ganz konkret die Relevanz der Thematik für unser Unternehmen auf:

Die ökologische Dimension:
Aus der Überzeugung und mit Blick auf unsere Umwelt ist es uns ein wichtiges Anliegen, Emissionen zu vermeiden oder zu reduzieren.

Die soziale Dimension:
Wir bewegen uns in einem People-Business. Menschen sind zentraler und entscheidender Erfolgsfaktor unseres Geschäftsmodells, denn kein erfolgreiches Event ohne Besucherinnen und Besucher und keine Leistungserstellung ohne Mitarbeitende. Gerade durch die Situation „während Corona“, in der soziale Kontakte reduziert wurden, sowie den aktuellen Personalmarkt – insbes. in der Veranstaltungsbranche – wird uns dies immer wieder bewusst.

Die ökonomische Dimension:
Einerseits können durch die Weiterentwicklung nachhaltiger Maßnahmen im Bereich der Leistungserstellung ökonomische Effekte und Ergebnisse erzielt werden, die schließlich zu höheren Deckungsbeiträgen führen. Andererseits, und damit einhergehend, spielt das Thema Nachhaltigkeit auch bei Kundinnen und Kunden sowie anderen Stakeholdern eine immer größere Rolle und wird fortlaufend mehr zur Voraussetzung, um entsprechend Aufträge zu erlangen oder Angebote von anderen Unternehmen annehmen zu können.

Wie stehen unsere Kunden zum Thema Nachhaltigkeit?

Besonders die rechtlichen Vorschriften auf nationaler und europaweiter Ebene rücken das Thema Nachhaltigkeit immer mehr ins Zentrum des Handelns einiger unserer Kundinnen und Kunden. So werden in Ausschreibungen und Projektanfragen nachhaltig agierende Unternehmen oder entsprechende Leistungsanbieter bevorzugt behandelt.

Wie die Motivation auf Kundenseite aus unterschiedlicher Perspektive kommt (von „wir wollen nachhaltig agieren, da uns das Thema wichtig ist“ bis zu „wir müssen nachhaltig agieren, da es uns der Gesetzgeber vorschreibt“) unterscheiden sich auch konkrete Anforderungen, Wünsche und das Verständnis für nachhaltiges handeln und etwaige Mehrkosten.

Wo wollen wir hin?

Wir verstehen Nachhaltigkeit nicht als einen Zustand, sondern einen Prozess. So wollen wir uns immer weiter entwickeln und stetig vorankommen um die ökologische, ökonomische und soziale Situation in unserem Unternehmen, unserer Branche und unserem Wirkungskreis kontinuierlich zu verbessern. Das im Rahmen der Zertifizierung zu evaluierende Managementsystem ist für uns Mittel zum Zweck, um entsprechende Einsichten zu erlangen, Maßnahmen zu implementieren und konkrete Resultate in allen Nachhaltigkeitsbereichen zu erzielen.

Was wir bereits tun?

Mit Blick auf den Status Quo könnten wir uns zum Beispiel daran freuen, dass wir mit der Solaranlage auf unserem Gebäude mehr Strom erzeugen als wir verbrauchen oder die zahlreichen Angebote und Leistungen feiern, die mld seinen Mitarbeitenden bietet – für zielführender halten wir es jedoch zu überlegen, wie wir die bestehenden Maßnahmen ausbauen und neue Maßnahmen implementieren können… konkret also Fragen wie: An welcher Stelle können wir unseren Energieverbrauch weiter reduzieren? Wo macht es Sinn soziale Leistungen für unsere Mitarbeitenden anzupassen und/oder auszubauen?

Wie sieht unser Weg zu mehr Nachhaltigkeit aus?

Hier ist der Weg das Ziel. Zwar haben wir zahlreiche Etappenziele definiert und festgehalten, sind uns aber bewusst, dass es kein finales Ziel gibt, nach dessen Erreichung wir uns entspannt zurücklehnen.

Wichtige Aspekte auf unserer Reise zu mehr Nachhaltigkeit sind Effektivität und Effizienz in dem, was wir tun sowie der Einbezug bzw. die Partizipation all unserer Stakeholder. Nur wenn wir die Reise gemeinsam antreten und jeder seinen Teil dazu beträgt, werden wir als Unternehmen Schritt für Schritt vorankommen. Hierzu braucht es das Commitment aller Beteiligten, was wiederum eine gute Kommunikation erfordert.

Mit konkretem Blick auf die interne Kommunikation nutzen wir unser regelmäßiges Monatsmeeting ganz gezielt, um alle Mitarbeitenden auf den aktuellen Stand zu bringen und sie an entsprechender Stelle mit einzubeziehen. Die Kommunikation erfolgt hier bewusst im Dialog, um Ideen und Impulse aus allen Richtungen aufzufangen und in den Nachhaltigkeitsprozess mit aufnehmen zu können.

Wie beziehen wir unsere Mitarbeiter ein?

Spannend und sehr überraschend war für uns die Qualität und Quantität des positiven Feedbacks welches wir als „Nachhaltigkeits-Team“ erhalten haben, als wir intern vorgestellt haben, dass wir die ISO20121-Zertifizierung angehen. Zahlreiche Kolleginnen und Kollegen waren vom ersten Moment an Feuer und Flamme und haben Ideen eingebracht. Die anfängliche Herausforderung bestand in diesem Zusammenhang darin, die zahlreichen Impulse zu kanalisieren und im Sinne eines Managements vernünftig zu handeln. Demnach ist auch die Entwicklung eines Kommunikations- und Feedbacksystems, welches sich speziell auf das Thema Nachhaltigkeit bezieht, weit oben auf unserer Liste. Als besonders spannend sehen wir hier ein entsprechendes „Erwartungsmanagement“, welches sicherstellt, das Mitabreitende auch weiterhin Impulse und Ideen einbringen, besonders dann, wenn ihr letzter Input (noch) nicht umgesetzt wurde.

Wie kommunizieren wir unsere Nachhaltigkeitsaktivitäten?

Aktuell ist das für uns eine der zentralen Fragen, die wir noch nicht final beantworten konnten.

Einerseits sind wir sehr stolz auf die Dinge, die wir bereits tun und mit denen wir einen kleinen Teil zum Thema Nachhaltigkeit beitragen. Zudem wollen wir durch eine entsprechende Kommunikation gleichermaßen andere Player unserer und fremder Branchen ermutigen, sich im Bereich Nachhaltigkeit aktiv weiterzuentwickeln. Andererseits sind wir in der externen Kommunikation unserer Maßnahmen aktuell eher vorsichtig und defensiv unterwegs, um nicht den Verdacht zu erwecken, Greenwashing zu betreiben. Auch verstehen wir unsere Nachhaltigkeitsaktivitäten und die Zertifizierung nicht als „Marketinginstrument“, sondern als einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu nachhaltigem Wirtschaften.  So versuchen wir gerade die richtige Balance zu finden, zwischen „Tu Gutes und rede darüber“ und „Wir lassen die Taten für sich sprechen“. In dieser Frage sind wir dankbar für jeden Tipp und jedes Feedback.

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Blog-Eintrag vom 13.07.2023
“Wir wollen Teil der Lösung sein” – Best Practice vom First Mover expopartner auf dem Weg zur ISO 20121

Dass Nachhaltigkeit nicht mehr „nice to have“, sondern ein Muss ist, ist im Jahr 2023 mittlerweile in allen Bereichen der Gesellschaft angekommen – so auch in der Veranstaltungswirtschaft. Gerade diese Branche hat durch ihre Ressourcenintensität eine besondere Verantwortung. Zugleich wird schnell klar, welche Hebelwirkung eine ganzheitlich nachhaltige Ausrichtung im Kongress- und Eventwesen bei einer breiten Umsetzung haben kann.
Das fwd: Mitglied expopartner treibt das Thema schon lange um. Ökologische Nachhaltigkeit und soziale sowie ökonomische Verantwortung sind ein untrennbar mit der DNA des Unternehmens verflochtenes Herzensthema, das insbesondere von der Geschäftsführung gelebt und vorangetrieben wird.
Um nun die eigenen Nachhaltigkeitsaktivitäten noch weiter auszubauen sowie von unabhängiger Seite zertifizieren zu lassen, befindet sich das Unternehmen gemeinsam mit weiteren Mitgliedern des fwd: im Rahmen der First Mover-Initiative auf dem Weg zur ISO 20121-Zertifizierung, dem Nachweis für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement.

Wer ist expopartner?
expopartner ist eine Full-Service Agentur für Healthcare Live-Kommunikation und realisiert seit über 40 Jahren Messestände, Tagungen und Events sowie darüberhinausgehende Kommunikationslösungen. Die Besonderheit ist die vollständige Spezialisierung auf Kunden aus den Bereichen Healthcare und Life Sciences, darunter speziell forschende Pharmaunternehmen.
expopartner beschäftigt an den beiden Standorten Flörsheim am Main und Berlin insgesamt rund 90 Mitarbeitende und vereint gleich drei Arbeitsbereiche der Veranstaltungsbranche: 1. Die Kreation, welche Dank vielfältiger Disziplinen und fundierter Healthcare-Branchenkenntnis zielgruppenorientiert berät, plant, gestaltet und die Erfolge misst, 2. die Umsetzung und Realisation in den eigenen Werkshallen inklusive einer eigenen Produktion und Montage, sowie 3. die Logistik, mit zum Teil eigenem Fuhrpark und Monteur:innen bei den Events und Kongressen vor Ort.

Diese besondere Zusammenarbeit unter einem Dach erlaubt es dem Unternehmen, in allen drei Bereichen gemeinsam agil und innovativ zu arbeiten und die Stellschrauben des Machbaren im Sinne nachhaltiger Projekte für die Kunden bereits von Beginn an bis zur Nachbereitung aus einem Guss zu realisieren.

Was bedeutet Nachhaltigkeit bei expopartner?
Expopartner ist seit vielen Jahren im Bereich Nachhaltigkeit aktiv und hat es über die Jahre tief in die eigenen Unternehmensbereiche verankert. Seit 2011 bekennt sich expopartner ausdrücklich dazu, die Umsetzung der im UN Global Compact festgelegten zehn Prinzipien zu Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umweltschutz und Korruptionsbekämpfung zu unterstützen und weiter voranzutreiben. Über die Fortschritte in der Umsetzung berichtet das Unternehmen jährlich in seinem CSR-Bericht.
Zusätzlich richtet expopartner seine Ziele an den Sustainable Development Goals (SDGs) der Vereinten Nationen aus und berichtet seit 2018 mithilfe des Deutschen Nachhaltigkeitskodex anhand der Leistungsindikatoren des GRI-Standards über seine Nachhaltigkeitsaktivitäten. Diese wurden von EcoVadis, dem renommierten international tätigem Anbieter von Nachhaltigkeitsratings, zuletzt im aktuellen Berichtsjahr 2022 mit der Gold-Medaille ausgezeichnet. expopartner zählt damit zu den besten 2% aller bewerteten Unternehmen seiner Branche.
Die Schwerpunkte liegen neben einer ressourcenschonenden Produktion und Umsetzung von nachhaltigen Konzepten für Veranstaltungen und Messen auf der Förderung der Mitarbeitenden in einem gesunden, motivierenden Arbeitsumfeld.
Die Maßnahmen, die sich daraus ergeben, sind vielfältig. So wird etwa neben dem Bezug von 100% Ökostrom bei der Materialbeschaffung auf Zertifikate und Langlebigkeit geachtet. Weiterhin sind die Themen Entsorgung sowie Up- und Recycling als relevante Stellschrauben erkannt worden und sollen auch zukünftig proaktiv mit der Unterstützung entsprechender Partner optimiert werden. Die Sensibilisierung für das Thema und seine Notwendigkeit fließt zudem immer stärker in die Beratung der Kunden mit ein.

expopartner hat den Anspruch, die eigene Expertise auf dem Gebiet der Nachhaltigkeit auszubauen, agil das eigene Geschäftsmodell neu zu denken und gleichzeitig mutiger Vorreiter zu sein, um zusammen mit Partnern und Dienstleistern für sich selbst und die eigenen Kunden messbare Ziele auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit zu erreichen.

Best Practice
Um die Nachhaltigkeitsaktivitäten ganzheitlicher und zielgerichteter in den eigenen Unternehmensprozessen zu verankern und gleichzeitig die eigenen Kunden besser beraten zu können, wurde 2023 eine eigene Sustainability Unit ins Leben gerufen. Aktuell analysieren zwei Sustainability Consultants bestehende Prozesse und Materialien, stoßen notwendige innerbetriebliche Optimierungen an und stehen den jeweiligen Kundenteams bei ihren externen Projekten beratend zur Seite. Dabei reicht das Spektrum vom Einzelprojekt bis hin zur nachhaltigen Gesamtstrategie für die Live-Kommunikation, immer mit dem Zweiklang einer ganzheitlichen Nachhaltigkeitsverbesserung der von expopartner angebotenen Leistungen und Produkte sowie der Entwicklung kundenorientierter individuell passgenauer Lösungen.

Schon in der frühen Konzeption werden mit dem Kunden konkrete Nachhaltigkeitsaspekte thematisiert und verschiedene Handlungsfelder adressiert. Ein Fokus liegt hier auf der größtmöglichen Wiederverwendung der eingesetzten Materialien und Rohstoffe, was etwa durch den Einsatz von Recycling-Mietmöbeln, Mietpflanzen und langlebigen Materialien sowie durch intelligentes Re- und Upcycling erreicht wird. So wird beispielsweise der auf Kongressen und Events gern genutzte Dekorspan-Boden bei den Messeständen nicht nur einmal eingesetzt, sondern bei folgenden Veranstaltungen in der Unterbodenkonstruktion weiterverwendet. Gleiches gilt für Aluminiumrahmen, Abschlusskanten und Stahlkonstruktionen: Alles kommt solange zum Einsatz, bis es nicht weiterverwendet werden kann. Im Anschluss daran werden die Materialien bestmöglich getrennt, fachgerecht entsorgt und wo möglich recycelt. Um möglichst nachhaltig einzukaufen, widmet sich expopartner aktuell auch dem Feld Lieferanten- und Einkaufmanagement und führt derzeit ein Lieferantenscreening durch, mit dem Ziel, das nachhaltige Beschaffungsmanagement zu forcieren.

Zu einer ganzheitlichen Beratung zählt schlussendlich die Bilanzierung und Kompensation der unvermeidlichen Emissionen. expopartner setzt vermehrt Messestände interessierter Kunden ganzheitlich um, die nach Veranstaltungsende CO2-bilanziert und über Kompensationspartner ausgeglichen werden.
Mit eigenen Umfragen unter Ärzt:innen zur Einstellung zur Nachhaltigkeit sowie mit Beiträgen in Fachmagazinen und Vorträgen bei Fortbildungsveranstaltungen teilt expopartner zudem seinen Wissensstand zum Thema Nachhaltigkeit in der Live-Kommunikation und sensibilisiert damit auch die eigene Zielgruppe. Die selbst gewonnenen Insights zeigen die Relevanz und helfen in der Kundenkommunikation. Beispielsweise zeigen aktuelle Ergebnisse einer von expopartner durchgeführten Umfrage unter Ärzt:innen der Fachrichtungen Hämatologie/Onkologie und Dermatologie, dass immerhin jede:r Zweite beim Besuch eines Messestands darauf achtet, ob dieser unter Nachhaltigkeitsaspekten konzipiert wurde und sich acht von zehn Befragten transparente Informationen zum Nachhaltigkeitskonzept des Messestands wünschen würden.

Herausforderungen
Die Veranstaltungsbranche verursacht jährlich sechsstellige Tonnen Müll alleine in Deutschland und macht weltweit 10% der globalen CO2-Emissionen aus. Und auch expopartner ist daran beteiligt. Gerade Bereiche wie Logistik oder die Frage nach der Recycling- und Kreislauffähigkeit von Materialien haben in der gesamten Branche hinsichtlich Nachhaltigkeit noch viel Luft nach oben. Das erschwert auch bei expopartner die Recherche nach tragfähigen Alternativen, welche zudem regelmäßig wiederholt werden muss, angesichts eines wachsenden Marktes in dem Bereich. All dies kostet viele interne Ressourcen.

Auch ist es nicht immer leicht, alle – ob intern, die Partner oder in letzter Konsequenz die Kunden – von der Notwendigkeit von Nachhaltigkeit zu überzeugen, zumal jeder Ansprechpartner eine andere Vorstellung vom Thema „Nachhaltigkeit“ hat.

Darüber hinaus unterscheiden sich die zu berücksichtigenden Interessen der beteiligten Anspruchsgruppen mitunter sehr stark. Speziell in den Marketingabteilungen kollidieren oftmals die Wünsche nach einer individuellen, kampagnenorientierten Inszenierung mit einem übergeordneten Nachhaltigkeitsansatz. Eine weitere Herausforderung liegt regelmäßig in der Kommunikation der Nachhaltigkeitsmaßnahmen: Sie sollte transparent sein und ob der Komplexität des Themas weder bevormunden noch überfordern, nicht beschönigen, aber trotzdem motivieren. Dies gilt für die Kundenprojekte wie auch für die interne Kommunikation, so ist auch expopartner stetig dabei, sich im Bereich der Nachhaltigkeitskommunikation weiterzuentwickeln.

Obwohl expopartner sich schon viele Jahre mit dem Thema Verantwortung und Nachhaltigkeit auseinandersetzt, stößt die Organisation durch die Vielschichtigkeit im Spannungsfeld zwischen internen und externen Bereichen und den drei Dimensionen Ökologie, Ökonomie und Soziales immer wieder an Grenzen des Machbaren. Dementsprechend gibt es natürlich auch Rückschläge und Fehleinschätzungen, aber eben auch Erfolge und Leuchtturmprojekte.

Nachhaltigkeit ganzheitlich gelebt betrifft jede Abteilung des Unternehmens und bindet daher eine Menge Ressourcen. Maßnahmen müssen immer wieder priorisiert und andere zurückgestellt werden, es geht nicht alles gleichzeitig. Diese Erkenntnis ist wahrscheinlich die wichtigste: Nachhaltigkeit ist ein immerwährender Prozess, der nie zu Ende ist, der Weg ist das Ziel. Aber wie bei jedem Weg hilft eine starke unternehmerische Vision, um Orientierung, Motivation und Sinn zu geben. Ganz nebenbei gibt sie Unternehmen aber auch die Möglichkeit – gerade in einer so emissionsintensiven Branche – einen wirklichen Unterschied zu machen.

Warum ISO 20121?
Die ISO 20121-Zertifizierung ist der freiwillige internationale Standard für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement und bezieht alle drei Säulen der Nachhaltigkeit (Ökologie, Soziales und Ökonomie) bei der Bewertung mit ein.
Unternehmen der Veranstaltungswirtschaft profitieren von diesem Nachweis gleich in doppelter Hinsicht: Zum einen können sie ihre Nachhaltigkeitsleistungen systematisch verbessern und zum anderen glaubwürdig ihre nachhaltige Ausrichtung bei Veranstaltungen kommunizieren. Zusätzlich bietet die ISO 20121-Zertifizierung die Chance, in der Kommunikation mit Bestandskunden und möglichen Neukunden einen seriösen Nachweis zu erbringen.
expopartner möchte als Teil der First Mover-Initiative genau für diesen Mehrwert stehen und andere Unternehmen der Branche bestenfalls dazu inspirieren, gemeinsam diesen Weg hin zu mehr Nachhaltigkeit zu beschreiten.

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Blog-Eintrag vom 13.06.2023
ISO-Konvoi Lösung fwd. x Holtmann+

Die Lösung der Klimakrise ist eine gesamt-gesellschaftliche Aufgabe. Wir bei Holtmann+ sind uns dessen bewusst und schaffen bereits heute die nachhaltigen Lösungen und Ideen für den LiveCom-Markt von morgen. Auch innerhalb unserer Branche ist Nachhaltigkeit schon lange kein Nice-to-have mehr, sondern vielmehr ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Die Ansprüche hinsichtlich Nachhaltigkeit seitens Veranstalter:innen und Konsument:innen innerhalb der LiveCom-Branche steigen stetig. Um diesen entsprechend nachkommen und die Bedürfnisse aller Beteiligten bedienen zu können, ist ein systematischer Ansatz mithilfe eines Managementsystems unumgänglich. Der Zertifizierungsprozess nach ISO 20121 umfasst alle drei Säulen der Nachhaltigkeit – Schutz der Umwelt, soziale Auswirkungen und ökonomische Komponenten. Das Zertifikat schafft einen Standard, der auch international anerkannt wird und etabliert ein besonderes Maß an Glaubwürdigkeit. Gemeinsam mit der Beratung von 2bdifferent und der ISO 20121 wollen wir bei Holtmann+ dafür sorgen, dass Nachhaltigkeit noch tiefer in der Unternehmenskultur und in den internen Prozessen und Abläufen verankert wird. Da nachhaltiges Engagement vor allem auf Kooperation beruht, haben wir uns dazu entschieden, den Weg der ISO-Zertifizierung im Konvoi anzutreten.

Die ISO 20121 stellt das Grundgerüst für alle weiteren Nachhaltigkeitsprojekte für uns dar. Uns und unseren Kund:innen ist es wichtig, über ein gut funktionierendes internes und externes Nachhaltigkeitsmanagement zu verfügen.

Die ISO-Zertifizierung ist für Holtmann+ ein wichtiges Fundament. Nur, wenn wir selbst Nachhaltigkeit von Grund auf durchdacht und umgesetzt haben, können wir für unsere Kund:innen sinnstiftende Workshops, Formate sowie Beratungen erarbeiten und anbieten.

Die ISO 20121 zertifiziert nicht, dass wir nachhaltig sind. Sie zertifiziert, dass wir wissen, wo wir besser werden können. Unser Ziel ist es, diese Lücken Stück für Stück zu schließen.
Der Weg zu einer ISO-Zertifizierung ist geprägt durch ständiges Lernen, Weiterentwickeln, Straucheln, Aufstehen und gemeinsam gestärkt daraus hervorgehen. Es gibt keine Ideallösung, kein Patentrezept. Es geht bei der ISO-Zertifizierung nicht darum, das Zertifikat als Endprodukt in den Händen zu halten, sondern darum, einen Anfang zu machen, eine Basis zu geben und diese stetig weiter auszubauen. Wir wollen nicht nur von unseren Erfolgen berichten, sondern auch den Weg teilen, den wir für diese Erfolge auf uns nehmen mussten. Wir wollen so den Lerneffekt für andere erhöhen und Transparenz herstellen.

Glaubwürdig aufzeigen, wie wir bei Holtmann+ Nachhaltigkeit leben und andere inspirieren- das ist unsere Motivation. Für uns ist die Konvoi-Lösung ideal, denn gemeinsam erreicht man bekanntlich mehr.

Copyright der Bilder: © Holtmann+ | Markus Schwalenberg

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Blog-Eintrag vom 09.02.2023
Werden jetzt alle ISO-fiziert, so wie bei der Agentur PHOCUS BRAND CONTACT?
Wie dort die „8 Schritte zur Plakette“ gegangen werden, erfahrt ihr hier:

Copyright der Bilder: © PHOCUS BRAND CONTACT GmbH & Co. KG